¿Cuáles son las funciones de un auxiliar administrativo?

Las oposiciones a auxiliar administrativo son cada vez más importantes ya que los auxiliares administrativos cumplen funciones clave en el correcto funcionamiento de las empresas, hablamos de un empleado de oficina que ayuda a manejar de forma efectiva las diferentes labores que se suscitan dentro de una organización.

El auxiliar administrativo es uno de los profesionales más demandados por las empresas y por la Administración, quienes establecen diferentes funciones y que precisan de una persona encargada de administrarlas. Estas funciones van desde el contacto directo con personas, hasta la organización de documentos y papeles.

Tanto las empresas como el Estado contratan a auxiliares administrativos con el fin de gestionar los recursos y los oficios que se producen durante un día normal.

Estos se pueden presentar en formato digital o físico. En el primer caso, es deber del auxiliar administrativo contar con los conocimientos suficientes para desenvolverse usando sistemas informáticos y ayudándose de las nuevas tecnologías. Si te estás preparando las oposiciones a auxiliar administrativo te habrás preguntado cuáles son las funciones que desempeñan:

1.    Recepción y envío de documentos

Los auxiliares administrativos deben velar por el correcto recibimiento y envío de documentos, en algunos casos, estos están habilitados para firmar o sellar papeles con el fin de aprobar o desaprobar según sea el caso.

2.    Atención de llamadas

Un auxiliar administrativo debe cumplir con la función de atención de llamadas, de modo que estas sean pasadas a la persona conveniente efectuando así una gestión de comunicación efectiva.

3.    Cálculos matemáticos

Con el propósito de analizar los números expuestos en facturas y demás documentos, el auxiliar administrativo efectúa rápidos cálculos matemáticos donde se estudian los ingresos, compras, gastos, y costos realizados por la compañía, calcular los sueldos y cotizaciones de los empleados, etc.

4.    Gestionar la administración pública

Se trata de mantener y conocer las últimas relaciones en torno a la administración pública, las relaciones empresariales, y las normas vigentes que regulan las operaciones de las organizaciones.

5.    Registro y archivado 

Hoy en día casi la totalidad de las empresas llevan sus registros de operaciones y las archivan usando sistemas informáticos. Es responsabilidad de un auxiliar administrativo encargarse del correcto control y actualización de los registros, así como el almacenamiento conveniente de los mismos.

Como podemos observar, cumplen una serie de variadas y vitales funciones para el normal funcionamiento de la Administración, algo que se ve reflejado en el sueldo de los mismos.

¿Qué habilidades tiene que tener un auxiliar administrativo?

Aunque para aprobar la oposición de auxiliar administrativo no piden ninguna habilidad especial, tener ciertas habilidades te permitirán lograr una mayor eficacia y eficiencia en este campo laboral.

Estas habilidades están orientadas al aprovechamiento de los recursos además de la correcta gestión de la organización, entre ellas podemos mencionar:

  • Correcta gestión y administración del tiempo.
  • Aptitudes de velocidad y gestión de registros.
  • Disposición para trabajar en equipo.
  • Manejar eficientemente la presión.
  • Contar con excelentes habilidades de organización.
  • Disponer de habilidades ortográficas y de redacción superiores.
  • Capacidades de atención al cliente.
  • Aptitudes de toma de decisiones e iniciativa y proactividad.
  • Contar con habilidades en el área de informática, así como la disposición para mantener actualizados sus conocimientos en este tema.
  • Tener capacidades matemáticas y de cálculo de números, además de una gran aptitud de lógica.
  • Tener excelentes aptitudes comunicativas, tanto dentro, como fuera de la oficina.

Como puede observarse, un auxiliar administrativo no solo lleva cuentas y pasa las llamadas a sus superiores, sino que, analógicamente, puede definirse como un pequeño centro neural de gestión y toma de decisiones acertadas para mantener en correcto funcionamiento y orden a la empresa en cuestión.

Perfil de un auxiliar administrativo

Aunque este punto está más centrado en el ámbito empresarial que en las oposiciones a auxiliar administrativo nunca está de más saber cuál es el perfil más idóneo de los auxiliares administrativos.

El perfil de auxiliar administrativo comprende los requisitos mínimos necesarios para llevar a cabo sus labores de manera correcta dentro de la empresa. Este perfil figura como uno de los modelos a seguir en la búsqueda del mejor profesional, este cuenta con las siguientes habilidades:

  • Disponer de una capacidad analítica superior.
  • Habilidad para la resolución de problemas y conflictos derivados en la empresa.
  • Tener habilidades comunicacionales sólidas, así como un trato cordial hacia las personas.
  • Tener conocimientos acerca de las diferentes herramientas dentro de una oficina, como lo son: escáneres, fotocopiadoras, computadoras, etc.
  • Tener una alta motivación y energía para desarrollar el puesto al cual fue asignado, contando siempre con la mayor disposición para enfrentar los retos que deriven de él.
  • Tener una excelente formación y educación, que comprende ser una persona íntegra y responsable.

Esto es todo por el momento, si eres un opositor a auxiliar administrativo esperamos que esta información te haya resultado útil 🙂

No olvides que ponemos a tu disposición una gran cantidad de preguntas tipo test para auxiliar administrativo, para que practiques tus habilidades.

Comparte esta información, es gratis 🙂
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